O que avaliar antes de trocar de ERP: perguntas essenciais

Ao longo da minha trajetória com projetos de tecnologia e análise de dados, percebi como a decisão de trocar de ERP pode gerar dúvidas e algum receio. Afinal, trata-se de uma escolha que impacta toda a estrutura do negócio e, se mal conduzida, pode trazer desafios inesperados. Precisei lidar com empresas que adiaram essa troca até não conseguirem mais operar com o sistema antigo e também com gestores bastante ansiosos para implementar novidades. Por isso, decidi compartilhar o que acredito ser fundamental questionar antes de migrar de ERP e como uma escolha consciente pode abrir oportunidades, principalmente quando aliada a soluções como as oferecidas pela Ultradash.

Entendendo o momento da troca

No meu entendimento, antes de tudo, é bom olhar para dentro da empresa e se perguntar: por que pensamos em trocar de ERP? Muitas vezes, escuto algo como “Estamos crescendo rápido e o ERP atual não acompanha” ou então “A integração de dados está difícil e perdemos oportunidades”. Esse diagnóstico inicial já orienta todo o processo de escolha.

• O sistema está limitando o crescimento?

• Temos dificuldades para integrar funções ou gerar relatórios?

• Os usuários reclamam da usabilidade?

• Custos de atualização e manutenção fugiram do controle?

Também é bom considerar se o cenário envolve mudanças no modelo de negócio, obrigatoriedades fiscais ou entrada em novos mercados. Cada caso pede um olhar atento.

Quais processos precisam de mais atenção?

Uma reflexão importante é mapear onde estão os gargalos e oportunidades de ganho. Em muitos casos, percebi que setores como financeiro, suprimentos e comercial são os primeiros a sentir as limitações do ERP antigo. Estudos de caso recentes mostram como gestores relatam vantagens no controle do estoque e mais clareza sobre custos e prazos após adotarem um novo sistema (pesquisa de 2019 avaliou a adoção de conceitos de ERP em uma tornearia de pequeno porte).

Além disso, quero destacar a importância de um mapeamento detalhado do fluxo de informações. Uma planilha simples pode trazer clareza a respeito dos principais processos que precisam performar melhor após a troca.

Transparência em processos é meio caminho para o sucesso na migração de ERP.

Se seu negócio utiliza ferramentas externas, como sistemas de gestão financeira, lembre-se de verificar a integração com plataformas especializadas, como a Ultradash, que conecta facilmente ERPs a dashboards dinâmicos, agregando valor à análise dos dados.

Perguntas sobre custos e orçamento

A parte financeira sempre gera preocupação. Migrar para outro ERP não é apenas trocar de software, mas exige planejamento e recursos para customização, treinamento e suporte inicial. Eu costumo recomendar algumas perguntas:

• O novo ERP tem taxas de implantação ou cobrança por módulo?

• Quais os custos de integração com sistemas já utilizados?

• Existe previsão para treinamento e suporte técnico?

• As atualizações futuras estão incluídas?

Segundo artigo publicado recentemente, um planejamento estruturado ajuda a evitar surpresas negativas ao estimar custos concretos da mudança (estudo de 2022 destacou a importância de um planejamento eficaz).

Avaliação da aderência às necessidades reais

Encontros que tive com times de diferentes segmentos mostraram que, muitas vezes, um ERP muito robusto termina subutilizado. Outras vezes, sistemas mais simples não comportam o volume de requisições. Por isso, insisto sempre em fazer as perguntas certas:

• O sistema atende à legislação vigente do setor?

• Traz relatórios personalizáveis para decisões rápidas?

• Permite integração com BI e automação como a Ultradash?

• Possui a flexibilidade de crescer junto à empresa?

• Garante usabilidade para todos os perfis de usuários?

A relevância dos sistemas ERP para a análise de negócios é reconhecida, mas a real utilidade só existe quando o sistema se adapta à rotina e desafios específicos da empresa.

Como lidar com a migração de dados?

Talvez a etapa mais delicada da troca seja a migração dos dados. Costumo afirmar:

Salvar, transferir e validar informações é prioridade absoluta ao mudar de ERP.

Já participei de processos em que a falta de histórico comprometia relatórios e estratégias. Portanto, vale perguntar:

• Como será feito o backup dos dados atuais?

• Existe compatibilidade do formato entre sistemas?

• O novo ERP oferece suporte técnico para migração?

• Há como testar a migração antes de entrar em produção?

Lembre-se, um bom parceiro de BI, como a Ultradash, pode ajudar no preparo e conferência dos dados, garantindo que nada fique para trás e os relatórios pós-migração sejam confiáveis.

Se o assunto interessa, convido para ler também os erros comuns ao criar dashboards em áreas financeiras. Os dois temas se cruzam na preparação das informações corretas.

Atenção ao treinamento e adoção da equipe

Muitos gestores esquecem que a verdadeira mudança não está só no sistema, mas nas pessoas que vão usá-lo todos os dias. Segundo estudo publicado em 2022, a significativa melhora operacional após adoção de ERP depende diretamente da aderência dos usuários.

• O fornecedor oferece material didático e treinamentos?

• Como será feito o suporte nos primeiros meses?

• Os usuários participam da implantação?

Treinamento constante – e preferência por sistemas intuitivos – podem transformar a troca em algo positivo desde o início. Soluções inteligentes, como o Chat BI da Ultradash, vêm sendo destaque ao permitir que qualquer setor tire dúvidas rápidas e acesse análises em linguagem natural, tornando toda a transição menos traumática.

Checagem sobre integrações e automação

No dia a dia, a integração com sistemas financeiros, portais personalizados ou plataformas de BI faz toda diferença. Sempre sugiro avaliar:

• O ERP faz integração nativa ou exige APIs externas?

• Há limitações para automação de processos?

• A atualização dos dados ocorre em tempo real?

• É possível exportar e transformar dados facilmente?

No cenário atual, conectar o ERP a soluções para automação e business intelligence, como a Ultradash, é uma forma de fortalecer a tomada de decisão baseada em dados. Para quem atua no setor público, essas integrações são ainda mais relevantes. Inclusive, vale conhecer mais sobre soluções específicas para gestão pública, disponíveis no blog da Ultradash.

Planejamento para o pós-implantação

Não adianta planejar a troca de ERP e esquecer do acompanhamento posterior. Uma experiência positiva ocorre quando há revisões regulares, espaço para feedback dos usuários e investimento em melhorias contínuas. A literatura reforça que empresas que fazem um bom acompanhamento pós-implantação conseguem obter resultados mais sólidos a médio prazo (estudo de 2022 destacou a importância de um planejamento eficaz).

Vejo que o envolvimento das lideranças, alinhado à cultura orientada por dados e à automação de processos, concretiza a evolução, trazendo benefícios também para quem faz uso intensivo de dashboards operacionais (categoria business intelligence no blog Ultradash).

Concluindo: A troca de ERP pode transformar dados em estratégia

Antes de trocar de ERP, acredito que a melhor decisão surge de um processo estruturado de perguntas e respostas. Identificar desafios, mapear expectativas e buscar soluções integradas ao seu momento tornam a migração um passo seguro e realmente transformador.

Soluções como as da Ultradash, que integram sistemas financeiros e ERPs ao universo do BI, podem destravar novos horizontes para o negócio, tornando o acesso aos dados mais inteligente e dinâmico. Se você quer saber mais sobre como ampliar as capacidades do seu ERP ou aprimorar a análise de dados, navegue pela nossa categoria de automação ou faça uma busca personalizada em nosso acervo de artigos.

Dê o próximo passo: amplie o potencial dos seus dados com nossos dashboards e o Chat BI Ultradash.

Perguntas frequentes sobre troca de ERP

O que é um sistema ERP?

ERP significa “Enterprise Resource Planning”, isto é, Planejamento de Recursos Empresariais. É um sistema integrado que conecta setores como financeiro, comercial, estoque e compras, facilitando a gestão de informações e processos em tempo real.

Como saber se preciso trocar de ERP?

Você deve considerar a troca quando o sistema atual não atende mais ao crescimento da empresa, dificulta a integração de informações, não gera relatórios personalizados ou apresenta custos elevados de manutenção. Se usuários relatam dificuldades e processos começam a ficar lentos ou inseguros, é hora de avaliar alternativas.

Quais os principais riscos ao trocar de ERP?

Os riscos mais comuns incluem perda de dados, resistência dos usuários, atraso na implantação e aumento nos custos imprevistos. Um planejamento detalhado e o apoio de especialistas ajudam a minimizar esses riscos durante o processo de migração.

Quanto custa migrar para outro ERP?

É difícil definir um valor exato, pois tudo depende da complexidade dos processos, do número de integrações e da necessidade de personalizações. O investimento deve considerar não só a mensalidade, mas também custos de migração de dados, treinamentos, suporte técnico e eventuais melhorias.

Como escolher o melhor ERP para minha empresa?

O melhor ERP é o que se adapta às demandas reais da empresa, oferece integrações com sistemas já existentes, tem usabilidade amigável e pode crescer com o negócio. Recomendo levantar as principais necessidades de cada área, conversar com fornecedores e, se possível, realizar testes práticos antes de decidir.